Archivadores
Muy frecuentemente, el éxito laboral y también el personal, tiene mucho que ver con la organización. Si además tenemos en cuenta que cada vez asumimos más tareas en nuestra vida, la cuestión del orden se hace imprescindible.
Si bien es cierto que la digitalización facilita enormemente la organización de documentos en una oficina, también lo es que la documentación en papel sigue siendo una realidad por muy distintos motivos. Por ello, los elementos organizativos y de archivo siguen siendo importantes, y cada vez más eficaces en nuestro trabajo del día a día, de tal manera que nos facilitan mucho nuestras tareas, y sobre todo, nos ahorran tiempo, a veces casi tanto como los soportes informáticos.
Planificar la organización de nuestros documentos, es una tarea muy seria, ya que según lo hagamos obtendremos unos resultados más o menos eficientes, afectando directamente a la productividad y gestión de la empresa. No en vano, existen las ciencias de la documentación que estudian los procesos de gestión abarcando planificación, organización, ejecución y control que hacen posible el logro de sus fines.
No podemos decidir por ti como organizar tu oficina o empresa, ya que cada trabajo presenta sus propias peculiaridades. Eso es algo que tú debes planificar cuidadosamente es función de tus necesidades y basándote en la propia experiencia. Lo que sí podemos ordenar por ti, es precisamente toda la gama de productos dedicada a este fin.
Comenzando por su apariencia, podemos encontrar archivadores y carpetas de tamaño A4 y Folio (tamaño mayor al A4), esta especificación, no se refiere al tamaño del producto en sí, si no al tipo de documento para el que están hechos. En cuanto a los colores, tradicionalmente este tipo de productos era siempre fabricado en colores bastante sobrios y con muy poca variedad, pero ya hace tiempo que podemos escoger colores de muy distintas gamas, desde tonos pastel, hasta llamativos fosforescentes, sin que los tradicionales hayan dejado de estar disponibles para los más clásicos.
En cuanto a los materiales de fabricación, tanto para carpetas, como para archivos y clasificadores, encontramos el uso del cartón en las gamas de modelos más tradicionales. Este material se puede ver implementado por un forro, generalmente de color liso, que puede ser también de cartón o de cartón plastificado, para una mayor durabilidad y resistencia al uso. También podemos encontrar productos fabricados directamente en plástico PVC, definitivamente más resistente y flexible.
Podemos dividir los productos para la organización en dos grandes grupos fundamentales: los archivadores y las carpetas. Ambos tienen anillas, pero se diferencian en que los archivadores tienen una palanca para abrir y cerrar dichas anillas, mientras que en las carpetas las abrimos separándolas manualmente. Los dos sistemas requieren el perforado de las hojas para su inserción, aunque si no queremos estar todo el día perforando hojas, existen soluciones como el papel perforado, o las impresoras que nos ofrecen este acabado.
El método de anillas, para la ordenación y almacenaje de documentos, presenta sus ventajas e inconvenientes. Tanto las carpetas como los archivadores pueden ser de 2 o 4 anillas. Habitualmente se usan las dos anillas cuando se requiere agilidad, y cuatro anillas cuando se van a hojear recurrentemente los documentos, ya que la fuerza que hacemos sobre las hojas se reparte mejor. Para evitar el desgarro de las hojas por los perforados, existe un complemento en forma de arandela plástica, transparente y adhesiva que hace más resistentes las perforaciones. Otro modo de salvar el problema, es utilizar fundas multitaladro. Se trata de fundas transparentes con apertura superior, que protegen los documentos en su interior y a su vez son “archivables”, con el inconveniente de que el acceso a los documentos es algo más dificultoso.
Siguiendo con los accesorios para carpetas y archivadores, nos encontramos con los índices, clasificadores y separadores. Elementos todos ellos para la organización interna dentro del propio archivador o carpeta. Pueden ser de plástico o cartulina y a menudo basan su diferenciación en letras, números y colores, así como en su acceso por sistema de pestañas o uñeros. También los hay personalizables.
Algunos archivadores, tienen una curiosa característica. Se trata de unas ranuras en su cubierta, que coinciden con las anillas, para que estas no choquen con la cubierta, si no que la sobrepasen. Se denominan archivadores con rado, y es un sistema que permite que el archivador cierre correctamente, sobre todo cuando está bastante lleno. De este modo puede permanecer estable sobre una estantería sin abrirse. Otros fabricantes ofrecen soluciones alternativas para el mismo problema. Es el caso de la caja, una funda para el archivador, para contenerlo. Que deja sin cubrir el lomo, por lo que no es una caja cerrada y permite meterlo y sacarlo fácilmente.
Un tipo especial de archivador, es el denominado como “archivo definitivo” se trata en realidad de una caja con cierre por solapa, que como su nombre indica, es utilizado para almacenar documentos de una manera permanente. Es decir, sin la necesidad de manejar su contenido habitualmente, pero si con la exigencia de conservarlo, por precaución ante posibles consultas puntuales o más comunmente, por obligación legal de conservar cierto tipo de documentos durante un periodo determinado. Estos archivadores se venden desplegados, y es el cliente quien los monta de una forma sencilla, plegando sus hendiduras y solapas.
Como ves, existe una gran variedad de productos para la organización de documentos. Hemos hablado de los más usuales, pero no hay que olvidar las bandejas de sobremesa y toda la familia de muebles, que comprende armarios, bibliotecas, cajoneras para carpetas colgantes, archivadores rodantes, etc. Así que, ya sabes, planifica bien tu trabajo con una buena organización del manejo y almacenamiento de tu documentación.
