Ordenar la oficina
Cualquiera con un mínimo de experiencia laboral sabe de lo importante que es la organización en el trabajo. Sin un planteamiento ordenado y sistemático de las cosas, nuestra labor se puede volver como mínimo incómoda e ineficiente, pudiendo llegar a ser un verdadero caos. El orden o el desorden, afectan a todo lo que hacemos para bien o para mal, no solo al resultado de nuestro trabajo, si no también al proceso que seguimos y hasta a nosotros mismos, ya que podemos tener la sensación satisfactoria de tener las cosas bajo control, o la incertidumbre y el malestar que nos provoca esa sensación de no tener las cosas controladas, fruto de la desorganización.
La doctrina del orden.
El orden en el mundo de hoy ha cobrado una importancia vital, dada la complejidad en la que vivimos, rodeados de multitud de tareas, espacios e interacciones, que requieren de una gran organización para su correcto funcionamiento. Tanto es así, que el orden tiene sus propias técnicas, incluso sus gurús sobre el tema. La autora y empresaria japonesa Marie Kondo, es conocida por su labor como cosultora de organización. Está considerada como una de las 100 personas más influyentes del mundo según la revista Time, y no es casualidad que se le de bien esto del orden, viviendo en un pais donde el espacio es muy limitado y la demanda de la productividad y la eficiencia muy alta.
Las teorías de Maríe son muy amplias, pero si tuviéramos que centrarlas en el ámbito laboral y resumirlas en dos mandamientos principales, diríamos que son: dehacernos de todo lo superfluo que ya no necesitamos y ordenar lo que realmente queremos conservar. Parece algo muy evidente, pero todos sabemos lo difícil que es de llevar a cabo, debido a la incesante toma de decisiones que conlleva cada cosa objeto de valoración. Además de estas dos claves, la autora también determina los dos enemigos del orden: el abandono por el esfuerzo que conlleva y la torpeza que sentimos cuando no sabemos cual es el lugar que le corresponde a cada cosa.
Una ayuda en la oficina.
Así planteado, la organización vemos que puede ser un tema complejo, por eso además de técnica necesitamos herramientas, que para los entornos de oficina son muchas y variadas, y nos van a ayudar seguro a conseguir un orden que propicie la comodidad y la harmonía en nuestro trabajo.
Para empezar distinguiremos entre dos grandes grupos de productos: los que nos ayudan a programar nuestras actividades y los que nos ayudan a guardar y localizar las cosas. Dentro de los primeros estarían las agendas, calendarios y dietarios entre otros. Aunque es verdad que las herramientas tecnológicas son a veces imprescindibles, sobre todo a la hora de compartir la información, también es cierto que se siguen utilizando mucho las agendas de papel, que nos permiten una gran rapidez de acceso a nuestros apuntes y sobre todo, como en el caso también de los calendarios, una visualización general mayor. Agendas hay de muchos tipos, las más usadas son las llamadas “día página”, que vendrían a ser como un dietario encuadernado, y al igual que estos ofrecen una información extra de horarios, efemérides, calendario del mes en que nos encontramos, citas preestablecidas etc. Su formato también es muy variado, y las podemos encontrar en tamaños desde más grandes hasta de bolsillo, cada una con sus ventajas. Sigue siendo un producto muy usado al igual que los calendarios y los plannings de sobremesa, una versión de “agenda de escritorio”, que nos permite de un solo vistazo comprobar todas nuestras tareas y prioridades pendientes. La demanda de estos productos es tanta, que debemos ser precavidos para hacernos con ellos a primeros de año, ya que se agotan rápidamente.
El otro gran grupo de productos que nos ayudan a la organización, son los llamados elementos de archivo, nos ayudan a almacenar de forma sistemática nuestros documentos y son muy variados dependiendo de su propósito final. Aquí encontramos fundamentalmente archivadores, carpetas, subcarpetas, clasificadores, ficheros, separadores e índices, dossieres etc. Todos ellos son contenedores para nuestros documentos, y su uso dependerá de la naturaleza de esos documentos. Por ejemplo, emplearemos archivos definitivos para almacenar documentación relativa a un periodo de tiempo determinado que si bien hay que conservar, no vamos a consultar con frecuencia. Para el caso contrario, dispondremos de archivadores de palanca, más fáciles de manejar en la búsqueda de cualquier documento. Por otro lado tenemos las carpetas en una gran variedad: de gomas, con solapas, con fundas, clasificadoras, colgantes etc. Las usaremos en el día a día para contener material muy concreto y de uso frecuente, su fabricación en distintos colores nos pueden facilitar su identificación por asociación, y sus formas y tipos de apertura nos harán más cómodo su uso. Mencionar también dentro de este grupo, un accesorio importante para la organización: los tacos de notas y notas adhesivas.
Además de documentos, en la oficina tenemos muchos elementos cotidianos que debemos mantener ordenados, si no queremos perder mucho tiempo buscándolos cada vez que nos hacen falta. Bandejas, cajas, cubiletes, portasellos, portaclips, organizadores de sobremesa… Elementos todos que tienen como fin hacernos la vida más fácil en el trabajo, para que nos centremos en lo importante.
Resultados asombrosos.
Los efectos de la organización son muy beneficiosos. Podrás gozar de un entorno limpio y ordenado en el que desenvolverte sin perder los nervios, donde encontrarás todo de manera ágil y sin pérdidas de tiempo. Pero además, su impacto también afectará a tu propia vida, y supondrá una transformación interna en la que tendrás una mayor claridad mental y confianza en ti mismo, sintiéndote más ligero y orientado. Merece la pena el esfuerzo, porque como todo hábito, cuando se coge, ese esfuerzo desaparece y ya solo queda disfrutar de sus beneficios para siempre.
